Microsoft Access.

Ms.Access

Microsoft Access (atau Microsoft Office Access) adalah sebuah program aplikasi basis data komputer relasional yang ditujukan untuk kalangan rumahan dan perusahaan kecil hingga menengah. Aplikasi ini merupakan anggota dari beberapa aplikasi Microsoft Office, selain tentunya Microsoft Word, Microsoft Excel, dan Microsoft PowerPoint. Aplikasi ini menggunakan mesin basis data Microsoft Jet Database Engine, dan juga menggunakan tampilan grafis yang intuitif sehingga memudahkan pengguna.
Microsoft Access dapat menggunakan data yang disimpan di dalam format Microsoft Access, Microsoft Jet Database Engine, Microsoft SQL Server, Oracle Database, atau semua kontainer basis data yang mendukung standar ODBC. Para pengguna/programmeryang mahir dapat menggunakannya untuk mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang kompleks, sementara para programmer yang kurang mahir dapat menggunakannya untuk mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang sederhana. Access juga mendukung teknik-teknik pemrograman berorientasi objek, tetapi tidak dapat digolongkan ke dalam perangkat bantu pemrograman berorientasi objek.

Pengertian Database

Database adalah sebuah file yang mengandung banyak data dan informasi yang sudah terorganisir secara rapi dan sistematis dalam berbagai elemen pembentuknya yaitu:

Table, Query, Form, dan Report.

Elemen	Pengertian
Tabel	Sebuah menu di dalam database dalam bentuk baris dan kolom, yang digunakan untuk memasukan data.
Query	Sebuah menu di dalam database yang sudah terkait dengan perintah-perintah khusus yang berfungsi untuk melakukan pencarian data, mengurutkan data, etc.
Form	Sebuah bentuk tampilan data yang di desain sedemikian rupa sehingga proses pemasukan, pencarian, dan pembacaan data dapat dilakukan dengan mudah.
Report	Sebuah fasilitas yang berfungsi untuk membuat lembar-lembar laporan dari data yang kita access sehingga data tersebut dapat dicetak atau diprint.

Primary Key

Tabel memiliki primary key, yaitu suatu atribut yang tidak hanya mengidentifikasi secara unik suatu 

kejadian tetapi juga mewakili setiap kejadian dari suatu entitas.

Contoh Kasus :

• NIM dalam tabel Mahasiswa merupakan nilai unik yang tidak mungkin bersifat ganda. Karena setiap

 mahasiswa memiliki NIM yang berbeda antara mahasiswa yang satu dengan mahasiswa yang lain.

Tipe Data

Field – field dalam sebuah tabel harus ditentukan tipe datanya. Ada beberapa tipe data dalam Access, yaitu : 

1. Text

Text digunakan untuk field alfanumeric (misal : nama, alamat, kode pos, telp), sekitar 255 karakter tiap fieldnya.

2. Memo

Memo dapat menampung 64000 karakter untuk tiap fieldnya, tapi tidak bisa diurutkan/diindeks

.

3. Number

Number digunakan untuk menyimpan data numeric yang akan digunakan untuk proses perhitungan matematis.

4. Date/Time

 (Semua data dalam bentuk tanggal dan waktu)

5. Currency

(data angka yang di format dalam bentuk mata uang)

6. Auto Number

(Menampilkan nomer urut secara otomatis)

7. Yes/No

 (Data dalam bentuk logika True/False, On/Off).

8. OLE Object.

 OLE Object digunakan untuk eksternal objek, seperti bitmap atau file suara. Atau menyimpan data dalam bentuk gambar.

9. Hyperlink

 (Digunakan sebagai alamat hyperlink dalam jaringan web)

10. Lookup Wizard

Jika menggunakan tipe data ini untuk sebuah field, maka bisa memilih sebuah nilai dari tabel lain atau dari sebuah daftar nilai yang ditampilkan dalam combo box.

CONTOH MEMBUAT DATABASE PENJUALAN PADA KOPERASI

Bagaimana cara untuk memulai membuat database pada Ms.Access 2007 :

1.      Klik Start pilih Program lalu pilih Microsoft Access

2.      Setelah terbuka klik Blank Database, Pilih lokasi database di D:\ masukkan file name misalkan Aplikasi Penjualan barang di Koperasi kemudian klik“Create”. Maka kita sudah masuk ke Database yang akan dirancang.

 1.      Langkah selanjutnya kita harus membuat table, table-table yang kita buat yaitu :

a) Tabel_Barang

b) Tabel_Karyawan

c) Tabel_D_Penj

d) Tabel_H-Penj

 Oke langsung aja yah....

 a)      Tabel_Barang

Untuk membuat tabel barang caranya, klik Create pilih Table lalu savedengan nama Tabel_Barang lihat gambar dibawah :

Setelah itu kita mulai design table beserta menentukan field-fieldnya, caranya klik kanan pada Tabel_Barang kemudian pilih DesignView , dan tentukan PrimaryKey nya pada kode_barang seperti gambar dibawah ini :

Setelah dibuat Design nya, lalu klik kanan pada Tabel_Barang kemudian pilihopen, lalu masukkan 10 database seperti gambar dibawah ini :

Setelah selesai selanjutnya kita buat Tabel_Karyawan :

b)      Tabel_Karyawan :

Buat tabelnya sama seperti diatas hanya lalu Desain Viewnya kita buat lagi, lihat gambar dibawah ini  :

Setelah dibuat klik kanan pada Tabel_Karyawan kemudian pilih open, lalu masukkan 10 database seperti gambar dibawah ini :

Setelah dibuat kita lanjut membuat tabel detail penjualan :

 

c)      Tabel_D_Penj

Buat tabel baru, kemudian DesignViewnya, buat seperti gambar dibawah ini :

Setelah dibuat klik kanan pada Tabel_D_Penj kemudian pilih Open, lalu masukkan 10 database seperti gambar dibawah ini :

Setelah dibuat, terus yang terakhir kita membuat tabel header penjualan :

 

d)      Tabel_H_Penj

Nah, kalian sudah ngerti kan tinggal saya kasih DesignViewnya nih, lihat gambar :

         Setelah itu masukkan 10 record databasenya, seperti gambar :

Nah, tabel sudah kita buat semua lalu langkah selanjutnya kita harus menghubungkan (Relationship) tabel-tabel tersebut :

Caranya adalah :

Buat relasi antara tabel-tabel tersebut dengan mengklik “Database Tool” dan“Relationship” kemudian akan muncul Show Tabel, setelah itu pilih semua tabel lalu klikAdd, maka akan muncul tabel-tabel tersebut pada Relationship, seperti gambar dibawah ini :

Untuk membuat relasi drag Primary Key ke Kunci tamu pada tabel lain. Sesaat setelah melakukan drug dari Primary Key ke Kunci tamu di tabel lain, akan muncul jendela konfirmasi, klik Create. Lihat gambar dibawah ini :

 Relasikan tabel-tabel tersebut sehingga seperti gambar dibawah ini :

Maka tabel-tabel tersebut akan saling berhubungan ketika kita input transaksi.

Dibawah ini adalah tampilan tabel-tabel yang telah kita relasikan.

A)    Tabel Barang

 B)    Tabel Karyawan

 

C)    Tabel Header Penjualan

 Cara membuat QUERY di Ms. ACCES

Langkah 1

Buatlah database baru dengan nama Latihan 7, kemudian Klik menu Create- Table Design.

Langkah 2

Setelah itu buatlah sebuah tabel baru dengan struktur field sesuai tabel dibawah ini:

Langkah 3

Pastikan Primery Key telah anda Aktifkan pada field Data Buku, Masukan datanya seperti gambar dibawah ini:

Langkah 4

Buat kembali sebuah tabel baru dengan struktur seperti tabel di bawah ini, dan simpan dengan nama Data Pembeli :

Langkah 5

Masih dalam keadaan Design View, ubah tipe data field Judul Buku, menjadi Lookup Wizard :

Pada kotak dialog Lookup Wizard, Pilih “I Want the lookup column to look…..” klik Next sampai tahap penyeleksian field.

Langkah 6

Tampilan Lookup Columns  akan seperti gambar dibawah ini :

Jika kotak dialog dari relationship tampil, pilih Yes.

Langkah 7

Kembali pada tampilan datasheet view (Tabel data Pembeli), masukan datanya seperti gambar dibawah ini :

Langkah 8

Selanjutnya  membuat query baru. Klik menu  Create- Query Design, Kemudian Pada kotak dialog Show table, Masukan tabel Data Buku dan Data Pembeli ke dalam jendela Relatioship.

Seleksi field Nama Pembeli (data Pembelian), Judul Buku (Data pembelian), Banyak (Data Pembelian), Harga (Data Buku).

Langkah 10

Setelah itu pada kolom baru, ketik perintah Total:[Banyak]*[Harga], seperti gambar dibawah ini :

Jalankan Query dengan cara klikmenu Design- Run, kemudian Simpan dengan nama Query Pembelian.

Cara membuat FORM di Ms.ACCESS

buat tabelnya:


Jika sudah, simpan dengan nama "Data buku"
Selanjutnya klik tab "create" kemudian klik "form Design" seperti ini:


Selanjutnya akan muncul halaman untuk mendesain form, jika tidak muncul secara otomatis, maka klik tab "design"

Langkah selanjutnya, masih pada tab design, klik pada ribbon kelompok "tool" klik "add existing field"


Perhatikan, maka akan muncul jendela field list, dimana didalamnya akan muncul tabel yang tadi kita buat. Untuk memunculkan field-field nya, klik tanda plus didepan nama tabel:


Sehingga menjadi sepertiini:


Tahapan selanjutnya yaitu memasukkan field-field tersebut kedalam form desain yang tersedia disebelahnya. Caranya Klik salah satu field pada "field list" kemudian drag ke jendela "detail". Ulangi sampai semua field berhasil masuk ke halaman desain. Sehingga hasilnya seperti ini:


Kemudian jika dikehendaki akan disisipkan header, misalnya sebagai judul, klik tab "arrange" kemudian pada kelompok ribbon "show/hide" klik ribbon form header/footer:


Lihat pada jendela Design, yang semula hanya tampil jendela detail, sekarang bertanbah menjadi form header juga. 

Nah, untuk menuliskan teks header misalnya, maka klik tab "design", kemudian klik "label" seperti gambar dibawah ini:


Klik pada bagian halaman form header,kemudian ketikkan teks judulnya, misalnya seperti ini:


Kostumisasi font nya biar lebih bagus. Jika sudah, selanjutnya klik ikon save, kemudian pada kotak dialog yang muncul, ketikkan nama form nya:

Kemudian tutup form design dengan meng-klik tanda silang.

Perhatikan pada bagian sisi sebelah kiri anda, sudah muncul form dengan nama "form data buku".


Coba anda klik ganda untuk memunculkan formnya dan mengisi datanya.